Moc projektů a málo času?

Mgr. Jakub Nosek, MBA (nosek@7i.cz – www.yes4grow.cz)

Působím jako management konzultant/kouč už od roku 2001 – cca před měsícem mě oslovil nadějný mladý člověk, působícím v kreativním průmyslu. Měl zájem zlepšit svoje fungování a efektivitu práce. Rád bych se s vámi podělil o tuto zkušenost, protože si myslím, že vám může dát hodně do osobního i pracovního života.

Jak jsem zmínil, můj klient pracuje v kreativním průmyslu – nechám ho v anonymitě – má zaběhlý pracovní styl – setká se zákazníkem, vyslechne a upřesní zadání, udělá práci a odešle ji klientovi. Čeká na připomínky, upraví výsledek podle nich a tím je zakázka ukončena. Je zvyklý, že zpracovává dvě, nejvýše tři zakázky zaráz.

Nyní ale mému klientovi přišlo mnohem více práce – série zakázek od několika klientů. Jedna zakázka měla 10 nezávislých částí (mají se odevzdávat po sobě), druhá 8 části, třetí 5 části a poslední 4 části. Deadline pro odevzdání poslední části dostal 30. června. Jelikož nemá zkušenost se zpracování takového množství úkolů naráz (a „aby se z toho nezbláznil“, jak říká), udělal to tak, že vzal kalendář a naplánoval jednotlivé nezávislé úkoly mezi dny od zadání až do 30. června. A „aby se z toho nezbláznil“, tak včetně víkendů (!!!).

Proč to nemůže fungovat?

Je zřejmé, že uvedený přístup ukazuje nezkušenost klienta v plánování a realizaci projektů v multiprojektového řízení. Intuitivně je zřejmé, že něco takového nemůže fungovat, ale pojďme se zamyslet proč vlastně. Důvodů je několik.

• neodhadnete správně dobu pro zpracování úkolu – zpracování každého úkolu bude trvat různou dobu, ve většině úkolů se netrefíte – tzn. že buď nějaký čas zbytečně vyplýtváte nebo naopak nebudete stíhat a budete brát čas, ve kterém už měly být zpracovávány další úkoly
• vyčerpání času – z praxe konzultanta mohu říct, že ve více než 80% případu je čas přidělený na splnění úkolu bezezbytku… překročen, tj. výsledek je předán pozdě (a někdy výrazně – protože pokud je po termínu, tak už lidé rezignují a prodlení je ještě větší). Platí navíc ještě tzv. „studentský syndrom“ – tj. když dostanete přidělený úkol, na začátku se do něj s vervou pustíte. Pokud máte dost času, tak je po chvíli „odložíte na později“ a jdete dělat něco příjemnějšího nebo „si naopak začnete s úkolem hrát“. Vyčerpáte tak veškerý čas, který na úkol je přidělen… a stejně ho budete dělat v noci těsně před odevzdáním. V lepším případě. V horším ho odevzdáte pozdě. Pak si uvědomíte, že kdybyste na úkolu dělali v kusu nebo si s ním zbytečně nehráli, udělali byste ho možná za polovinu času. Nebo dokonce za třetinu.
• neplánujete rezervu – je celkem jasné, že vždy se během práce objeví něco, co vám „sežere“ čas. Může to být únava, nemoc, technický problém, musíte udělat něco akutnějšího, někdo vás vyruší apod. Cokoliv podobného vám sebere čas a naruší harmonogram… propadáte se do horší a horší psychické nepohody.
• závislost na externích lidech – pokud jste závislí při své práci na externích lidech (ať už dodavatelích nebo klientech, kteří vaši práci připomínkují/schvalují), je téměř jisté, že ONI nedodrží termíny
• snaha o perfektní výsledek – je přirozené, že nechceme dodat výsledek ve špatné kvalitě… platí ale pravidlo 80/20 (berte tento poměr jako ilustrativní, může být jiný, např. 66/33, 90/10 nebo dokonce 99/1) – na 80% výsledku spotřebujete 20% času a na zbývajících 20% výsledku potom zbylých 80%. To má velmi závažné výsledky – znamená to, že pokud chcete lepší (kvalitnější) výsledek, musíte úkolu věnovat nadproporcionální množství práce. A teď si řeknete – chce to opravdu někdo? Ocení to? A je pro zákazníka lepší „výborné“ ale o dost později nebo mu stačí „dost dobré“ včas?
• multitasking – při velkém množství zakázek hrozí to, že bude mezi zakázkami přepínat. Rozděláte jednu, někdo zavolá, že chce „aby se pohlo s druhou“, tak se dáte na druhou… na třetí… na čtvrtou. A najednou – bude rozděláno hodně věcí, ale žádná dokončená, předaná… A najednou, všichni „chtějí mít hotovo“, ale vy nemáte co odeslat!
• psychický tlak – pevným naplánováním („dokonce i na víkendy!!!“) si na sebe vytvoříte bezprecedentní psychický tlak. Musíte. Musíte každý den. Každou hodinu. Nemůžete se nadechnout. Nesmíte na záchod. Nemáte ani čas zastavit, otevřít okno a poslouchat ptáky. A když nestíháte, rozboří vám to plán a je to ještě horší. Jste nervózní z toho, že „ztrácíte čas“

Hmmm… tak jsme si to hezky popsali, pravděpodobně poznáváte něco, co se vám běžně děje v osobním nebo pracovním životě. Co ale s tím?

Jak z toho?

V literatuře i na internetu najdete spoustu metodik, postupů a návodů, jak řídit a uřídit projekty – nebudu se pouštět do polemik, co je dobré, lepší, praktické a účinné, ale je potřeba si uvědomit, že pokud poznáváte věci popsané výše, je vašim hlavním problémem stress – potřebujete proto jednoduché věci, které vám přinesou psychickou pohodu. Tady je několik věcí, které můžete aplikovat, jenž jsem odpozoroval během své skoro 20-tileté konzultační praxe.

• můžete udělat jen tolik a tak dobře, kolik máte času – nemůžete vykopat za 3 dny 10-ti metrovou díru, pokud kopete tempem 1 metr za den – často slyším, že daný úkol musí něco „za každou cenu obsahovat“ – ať už se to týká kvality nebo kvantity. Ale jak to uděláte, pokud na to — prostě a jednoduše – nemáte čas? Představte si, že byste měli na tyto úkoly mnohem méně času a museli je za každou cenu splnit – neexistovala by alternativa „nedodám“ nebo „budou pozdě“? Toto je základní psychologický trik, jak změnit vnímání – jaká opatření byste přijali, kdybyste museli splnit úkoly za výrazně kratší čas?
• ujasněte si, co se po vás chce – na první pohled zcela banální, ale rozdíl ve vašich a klientových očekáváních může být významný. Týká se to případu, kdy klient „chce víc“ (potom musíte chtít více času, více zaplatit), ale také případu, kdy klient chce méně – v tomto případě věnujete čas, energii a zdroje něčemu, z čeho klient vezme polovinu nebo třetinu. Vyjasněte si tedy očekávání o tom, jak má vypadat váš výstup hned na začátku!!!
• stanovte priority – pokud nejsou některé úkoly výrazně důležitější, seřaďte je důsledně podle data odevzdání (od nejdřívějšího k nejpozdějšímu).
• dodejte „dost dobrý“ výsledek – když máte zadán úkol, zjistěte očekávání vašeho zákazníka. Zjistěte co je pro něj „dost dobré“ a přesně to mu dodejte. Může se totiž klidně stát, že zákazník čeká mnohem méně než to, co za „dost dobré“ považujte vy.
• nepřeskakujte z úkolu na úkol – zcela důsledně praktikujte, že pokud něco rozděláte, dodělejte to až do konce (do nějakého milníku) tak, abyste ho mohli odevzdat dál a nikdo na vás nečekal (např. odeslat klientovi k připomínkám, vyfakturovat apod). Nepřeskakuje z úkolu na úkol (i když někdo tvrdí, že „teď hned“ potřebuje něco jiného)!
• zamezte rušení – jste v akutním stresu, protože nestíháte, nemůžete si dovolit ztrácet další čas. Vypněte zvuk mobilu (a dívejte jen v přestávkách mezi prací!), vypněte všechny messengery (když někdo opravdu něco potřebuje, bude vám volat), zavřete poštovního klienta (kontrolujte emaily třeba jen 2x za den – kdo opravdu něco akutně potřebuje, zavolá na mobil), zavřete dveře od kanceláře a dejte na ně cedulku „Nerušit! K dispozici jsem mezi 13:00 a 14:00“. Poproste všechny v okolí, že se potřebujete soustředit, ať vás neruší. Pochopí to.
• zkraťte čas pro práci na každém úkolu na 1/2 – zní to bláznivě? Možná. Tak tedy ještě jednou – vezměte svůj aktuální plán (v našem případě např. máme od 1.3. do 30.6. = 4 měsíce množství úkolů k odevzdání) a každému jednolitvému úkolu přidělte jen 1/2 času, který měl. Nyní tedy „končíte“ místo 30.6 (tj. po 4 měsících) už 30.4. (tj. za dva měsíce). Ze zbylé 1/2 času udělejte jednu velkou rezervu (tj. máte 2 měsíce). Berte nové zkrácené limity jako zcela závazné!!! Tento psychologický trik způsobí to, že termíny jsou „mnohem“ ostřejší, nemáte čas prokrastinovat nebo si s úkolem „příliš hrát“. Děláte přesně to, co je potřeba, protože to jinak nestihnete. A když nestihnete, je to pro vás velký vykřičník – můžu (si dovolit) na tom ještě chvilku dělat, ale už ne dlouho – opravdu hrozí prodlení, protože musíte čerpat z časové rezervy (to jsou ty naše 2 měsíce), kterou jste si vytvořili. Máte časovou rezervu a VY se můžete rozhodnout např. „že dnes nepracujete“ – to „že nemusíte“ nebo „chci věnovat tomuto úkolu o něco víc času, aby byl výstup kvalitnější“. Práce s časovou rezervou vám přináší obrovskou úlevu pro vaši psychickou pohodu. Najednou máte rezervoár pro načerpání sil – můžete si vydechnout, odpočinout, otevřít okno a poslouchat (chvíli) ptáky. Jako indikátor, jak stíháte, potom používejte jedinou jednoduchou metriku – procento nedokončené práce lomeno procento nevypotřebované rezervy – např. v plánu máte práce na 20 dní, ale máte ještě 30 dní rezervy. Pokud je tento ukazatel menší než 1, jste v pohodě. Pokud se dostane nad 1, znamená to varování – musíte přidat – resp. co nejrychleji dodělat úkol, na kterém právě děláte.

V tomto článku mi nešlo o to popsat a analyzovat moderní metody řízení projektů, ale inspirovat vás k zavedení několika opatření, která vám přinesou nový pohled na plánování a řízení projektů a hlavně více klidu pro vaší práci. Budu rád, když se o své zkušenosti podělíte v komentářích nebo, pokud budete mít zájem pracovat na svém zlepšení a využít mých služeb konzultanta nebo kouče, kontaktujte mě 🙂

Přečtěte si také další články na našem webu.

Mgr. Jakub Nosek, MBA, ACC (nosek@yes4grow.cz) je business mentor a management konzultant s téměř 16 lety zkušeností v oblasti poskytování služeb zaměřených na výkon, rozvoj a zvyšování efektivity jednotlivců i firem. Je zaměřen na rozvoj společností, zvýšení efektivity a motivaci pracovníků. Je aktivním účastníkem (poradcem, mentorem, porotcem) v různých akcelerátorech, start-up soutěžích a dalších programech podporujících rozvoj nových projektů a také hodnotitelem mnoha dotačních programů v České republice i Evropské unii.